学校・団体向け
一括応募システムで解決
「学校・団体向け一括応募システム」は学校側で生徒の作品をまとめてオンライン応募するためのシステムで、教職員・コンテスト事務局双方の業務負荷を大幅に削減することができます。
学校や団体は応募したいコンテストにクラスごとの専用ページを設定することで、「QRコードを活用した生徒自らの応募」、「教職員や父兄による代理応募」、「教職員による応募管理」等の機能を利用した応募が可能となりました。
またコンテスト事務局側においても、郵送受付時に発生していた仕分け業務や応募作品の受入れ保管およびデータ化などを行う必要がなく、すべてWEB上で閲覧・審査をすることができます。
コンテストの悩み
学生を対象とした公募やコンテストにおいては、教職員が学校やクラス単位で作品をとりまとめて応募するケースが多く、応募方法はいまだ郵送メインというのが実情です。教職員やコンテスト事務局においては多くのマニュアル業務が発生し、悩みとなっています。
システム全体のフロー
02.教職員は学校・団体・クラス単位でマイページを登録教職員はコンテストページから学校・団体・クラス単位で「マイページ」を登録します
03.教職員はQRコードを生徒に配布教職員は「マイページ」で発行されるQRコードを生徒に配布します
QRコード付きプリント/URL/QRコード画像が選べます
04.生徒は応募作品をアップロード主催者はkouboプランナーでコンテストページを登録し、生徒は指定QRコードやURLから応募フォームにアクセスし、応募作品をアップロードします
※親族や教員などによる代理応募可能団体応募設定を「あり」にする
05.教職員は応募状況を把握教職員はマイページで各応募者の応募状況を把握することができます
・応募作品の差替えや情報の修正が可能
・締切日の編集が可能
06.主催者は「Kouboプランナー」上で作品管理・審査生徒からの応募作品をオンラインで受付、主催者は公募プランナーの管理画面で閲覧することができます
機能の特徴
応募側（教職員、児童・生徒など）
クラス別マイページの利用で
応募状況を一元管理応募は配布されたQRコードから児童や生徒が行い、教職員は管理画面から応募状況を見守るだけ（教職員がまとめて応募ボタンを押す必要がないため、エントリー失念リスクを排除）
クラス専用QRコードで
楽々応募学校やクラス単位で専用QRコードを発行することができ、学校やクラス専用の応募マイページを生成
教職員側で作品や
応募情報を
修正可能児童や生徒の作品の差し替えや入力ミスの修正は、教職員が管理画面から変更・修正することが可能
PC操作に不慣れなお子様向けの
代理応募機能パソコンやタブレット端末の操作に不慣れな生徒や児童の場合も、教職員や保護者による代理応募が可能
ペーパーレスで作品や個人情報の
紛失リスクを軽減応募者情報などが記入された紙のとりまとめがなくなるため、個人情報や作品の紛失リスクを軽減
郵送不要で手間と
コストを削減郵送コストが不要となるため、段ボール単位で大量に応募するケースでも気軽に手間なく応募
コンテスト主催者側
ペーパーレスで
煩雑な受付業務を効率化郵送受付時に発生していた応募作品および個人情報の現物管理業務が不要となるため、個人情報管理および工数やスペース削減といった点で有利
全フロー電子化で審査・発表まで
の運営コスト削減作品のスキャンや応募情報のリスト化など、電子データ化プロセスが不要となるため、作品管理、審査、受賞作品の発表など運営プロセス全体での工数を削減
個人からも団体からも
応募受付フォームは併用可能団体応募だけでなく、個人応募との併用受付も可能
エントリーフローの
利便性向上で
応募数UP教職員や児童・生徒のエントリーが容易になることで、応募数の増加に貢献
「いまだに郵送応募」
という
負のイメージを払拭「いまだに郵送応募」というコンテストおよび主催者に対する負のブランドイメージ払拭
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ユーザー別ご利用フロー
01.コンテスト登録Kouboプランナーでアカウントを登録し、公募情報の新規作成を行う
02.掲載の申請登録されたコンテストIDにコンテスト情報を入力し掲載を申請（承認までに数営業日をいただきます）
03.応募フォームの設定「応募フォーム」画面で「団体応募」および「個人応募」のフォームを設定（事前に「団体応募パッケージ」のご契約が必要となります）
04.応募リンクの設定コンテストの公式サイトにKouboプランナー内で発行される「団体応募URL」および「個人応募URL」へのリンクを設定（公募ガイド社が運営する「Koubo」には自動的に掲載されます）
05.応募作品の管理（Kouboプランナーで公開設定後）応募された作品の管理を行います
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よくある質問
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